某集團公司檔案管理制度
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1．總則
1.1 為規范集團公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團公司各項工作服務，特制定本制度。
1.2 檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調用、銷毀等方面的工作。
1.3 檔案管理工作遵循的原則是：服務企業、規范管理、認真負責、實用方便、完備安全。
1.4 集團公司檔案管理工作由集團公司行政部具體負責。
2．檔案的管理機構
檔案管理工作實行分級管理。
2.1 集團公司的有關檔案管理工作由集團公司檔案室具體承擔。
集團公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負責，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應報集團公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對常用的集團公司基本材料（營業執照復印件等）也應保留一套備用。
2.2 集團公司檔案室設專（兼）職檔案員，承擔日常檔案管理工作；下屬各單位可設置專職或兼職檔案員，承擔日常檔案管理工作。
3. 檔案的種類：
3.1 公司基本檔案
3.1.1 集團公司開業登記證件，包括法人營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、開戶許可證等。
3.1.2 集團公司設立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設立及變更歷次批準文件）。
3.1.3 集團公司章程（含歷次修正案）。
3.2 公司綜合檔案
3.2.1 法規性文件，包括上級發布、需集團公司執行的，或由集團公司發布的各種標準、規章制度等。
3.2.2 企業的重大決議，包括由集團公司總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.2.3 計劃性文件，包括集團公司發展戰略、經營規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.2.4 總結性文件，包括集團公司年度和月度工作總結、下屬部門、公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.2.5 批示性文件，包括集團公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及各類決定、命令、工作指示等。
3.2.6 憑證性文書材料，包括集團公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
3.2.7 證件性文書資料，包括公司各類資質證書、企業和產品獲得的各類榮譽證書和證明、集團公司主要領導人獲得的各類榮譽等。
3.2.8 匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及集團公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料；
3.2.9 聲像制品資料，包括集團公司在經營活動、重大慶典、企業文體活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.2.10 題贈性資料，包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.3 專業檔案
3.3.1 人事檔案
3.3.1.1 職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與轉正。
3.3.1.2 勞動合同。
3.3.1.3 任免職、調崗調薪記錄。
3.3.1.4 考核與獎懲記錄。
3.3.1.5 考勤與工資福利發放。
3.3.1.6 教育與培訓記錄。
3.3.1.7 其他人事管理檔案。
3.3.2 財務檔案
3.3.2.1 歷年帳冊、憑證、報表、預算、審計、稅務等會計檔案。
3.3.2.2 財產目錄清單。
3.3.2.3 財產所有權證。
3.3.2.4 其他財產管理檔案。
3.3.3 法律檔案
3.3.3.1 各類合同原件。
3.3.3.2 各類案件的有關法律文書、行文。
3.3.3.3 其他法律方面檔案材料。
3.3.4 投資項目及工程檔案
3.3.4.1 投資項目的論證材料；
3.3.4.2 實施項目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產開發）資料（勘察、設計、施工、竣工、驗收等）。
3.3.4.3 其他有關投資項目及工程的檔案、材料。
3.3.5 購銷業務檔案
包括各類購銷合同，有關收發貨、收付款、信用證開證與議付、結匯與核銷、開票、托運、財產保險、商檢報關等憑證單據。
3.3.6 部門工作檔案
3.3.6.1 各職能部門（包括項目、商貿、國貿業務部門）在工作過程中所形成的各種統計報表、匯總記錄及文件等。
3.3.6.2 其他有存檔價格的資料等。
4．歸檔
4.1 歸檔范圍：凡屬本標準第四條所涵蓋的文件資料，均應進行整理、立卷、歸檔。
4.2 立卷歸檔要求
4.2.1 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
4.2.2 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
4.2.3 立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
4.2.4 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
4.2.5 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.2.6 立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.2.7 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
4.2.8 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、底稿、正文和附件必須立在一起。
上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門或人員必須將復印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。
各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
4.2.9 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
4.3 歸檔時間要求：
4.3.1 文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。
4.3.2 會計檔案：集團公司財務部負責整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。
4.3.3 法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時歸檔。
4.3.4 工程項目檔案：工程項目前期手續辦完后即將有關證書、材料原件及時歸檔。工程設計、施工階段有關材料在工程竣工驗收后兩個月內整理歸檔。
4.3.5 音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時歸檔。
4.3.6 證書、重要文件等：在取得之后及時歸檔。
4.3.7 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.4 歸檔時，歸檔人員應將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。
4.5 檔案員應負責催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不及時辦理歸檔工作的，應上報行政部協調處理。
4.1.5 人事檔案由集團公司人資部門負責管理，并另行制定管理細則。
5．檔案的保管
5.1檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
5.2 檔案員對重要檔案資料應重點保管，嚴防丟失、損壞等現象發生。
5.3 檔案保密要求
5.3.1 檔案員要嚴守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內容，嚴禁私自將檔案資料攜帶外出。
5.3.2 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
5.3.3 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
5.3.4 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經集團公司領導批準。檔案室工作規定另行制定執行。
5.3.5 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經集團公司領導批準。
5.3.6 對已到保密期限的檔案要提請集團公司領導鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
5.3.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直至依法追究刑事責任。
5.3.8 在職工作人員離職（或調離）時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職（調離）。檔案管理員離職（或調離），應由行政部負責人監督辦理，檔案交接之后，方能離職（調離）。
6． 檔案借閱、調用
6.1 借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。
財務檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必須由相應部門負責人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。
6.2 因工作需要復印檔案資料者，需辦理復印登記審批，由檔案員負責復印后，提供復印件。
6.3 因工作需要調用檔案（原件）者，需辦理調用登記審批，注明調用檔案的具體名稱、用途。
6.4 外單位人員一律不允許借閱、調用、復印檔案資料。
6.5 借閱、調用的檔案資料歸還時，檔案員應認真檢查，并在登記表上注明歸還情況，發現有丟失、損壞或被涂改等現象，應及時上報行政部處理。
7． 檔案銷毀
7.1 檔案保存期限應按以下規定執行：
7.1.2 反映公司沿革（包括有時延續關系的檔案資料）及主要活動的檔案資料永久保存；
7.1.3 其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，經行政部審核，報總裁審批后方可銷毀。7.2 銷毀檔案時，由檔案員具體負責，行政部機要秘書監督執行。銷毀檔案一般采用碎紙機粉碎或燒毀方式進行。銷毀后應在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。
8． 附則
8.1 本制度由集團公司行政部負責解釋。
8.2 本制度自發布之日起施行。
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