計(jì)算機(jī)是人類的一項(xiàng)偉大的發(fā)明，改變了人類的生活。計(jì)算機(jī)的最大優(yōu)點(diǎn)就是節(jié)省了勞動(dòng)力，讓很多復(fù)雜的工作變得簡(jiǎn)單。Excel作為專門處理數(shù)據(jù)的軟件，受到會(huì)計(jì)工作人員的親睞。那么，Excel都適用于什么范圍？在會(huì)計(jì)工作中能解決什么問題？使用Excel對(duì)會(huì)計(jì)工作者有什么要求呢？筆者將針對(duì)以上問題進(jìn)行一一陳述。
一、Excel的應(yīng)用范圍
Excel是一種常用的辦公軟件，這種辦公軟件兼具計(jì)算、排列、標(biāo)記等多種功能，用于處理一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)工作者是每天都要跟數(shù)據(jù)打交道的工作，工作的內(nèi)容就是處理大量的數(shù)據(jù)：工資的核算，補(bǔ)助的核算，公司員工的報(bào)銷等。數(shù)據(jù)處理軟件是對(duì)會(huì)計(jì)工作十分有用的一個(gè)軟件，可以幫助會(huì)計(jì)工作者快速對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并且處理起來比較方便、易懂。為了適應(yīng)市場(chǎng)化的需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員專門研制了適合會(huì)計(jì)工作使用的財(cái)務(wù)軟件，這些軟件就是根據(jù)會(huì)計(jì)的日常工作所涉及的，具備很多專業(yè)功能。這類軟件好是好，但是并不適合所有的企業(yè)。一些大型企業(yè)財(cái)務(wù)問題比較多，使用這類軟件得心應(yīng)手。但是一些小企業(yè)本身沒有多少財(cái)務(wù)問題，會(huì)計(jì)的日常工作主要就是工資的核算以及員工的報(bào)銷。這類小企業(yè)使用專門的財(cái)務(wù)軟件不僅不方便，還會(huì)帶來一些麻煩。因此在一些中小企業(yè)中，會(huì)計(jì)人員選擇的是Excel。Excel沒有很多復(fù)雜的功能，但是處理日常的一些數(shù)據(jù)也夠了。
二、Excel在會(huì)計(jì)日常工作中的應(yīng)用
1.工資的核算
會(huì)計(jì)工作中員工工資的核算是一項(xiàng)重要內(nèi)容，涉及到員工的利益也涉及到公司的利益，如果除了差錯(cuò)，會(huì)帶來很大的麻煩。為此，工資的核算一定要準(zhǔn)確，清晰。利用Excel制作工資表，可以達(dá)到方便瀏覽和盡量避免出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤的目的。Excel中已經(jīng)設(shè)置好了基本的格式，會(huì)計(jì)工作者可以根據(jù)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。比如在第一行打上“工資表”三個(gè)字，就將第一行表格選中，然后在上方的工具欄中選擇“合并居中”，這些小的框框就可以合并為一個(gè)大的，在里面敲上漢字“工資表”就可以了，這三個(gè)字會(huì)自動(dòng)居中。然后在下面的表格中可以按列分別寫上員工的姓名，工作天數(shù)，工資總額等。大多數(shù)的員工的工作天數(shù)是全勤的，但也會(huì)有一部分員工會(huì)有請(qǐng)假的情況，造成與別的員工的不同，為了便于查看，可以將這些請(qǐng)假員工的工作天數(shù)用“紅色”來表明，具體步驟：將所要標(biāo)記的單元格選中，然后在上面的工具欄中選擇字體顏色為“紅色”，就可以了。利用Excel，工資表的各項(xiàng)內(nèi)容可以做出標(biāo)記，利于會(huì)計(jì)核算，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
2.報(bào)銷單的核算
Excel的另一個(gè)強(qiáng)大功能就是對(duì)數(shù)據(jù)的核算，將數(shù)據(jù)輸入之后，進(jìn)行工具的操作，就能得出幾個(gè)數(shù)的和或者差，這種計(jì)算方法就避免了人工計(jì)算有可能多算一個(gè)或者少算一個(gè)的可能，達(dá)到準(zhǔn)確無誤。在員工進(jìn)行報(bào)銷的時(shí)候，會(huì)計(jì)都要對(duì)報(bào)銷的款項(xiàng)進(jìn)行核算，這時(shí)就可以利用Excel。將報(bào)銷的各項(xiàng)名稱輸入之后，輸入各個(gè)報(bào)銷項(xiàng)的金額，注意的是這幾項(xiàng)所要報(bào)銷的金額要輸入在同一行或者同一列之中，將數(shù)據(jù)輸入之后，用鼠標(biāo)左鍵將這些數(shù)據(jù)全部選中，然后點(diǎn)擊工具欄中的“求和”標(biāo)志，在這些數(shù)據(jù)的下一個(gè)單元格中就會(huì)出現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的和。利用Excel計(jì)算的數(shù)據(jù)時(shí)間快、準(zhǔn)確度高。
三、會(huì)計(jì)工作者使用Excel的注意事項(xiàng)
Excel雖然操作簡(jiǎn)單，但是如果不熟悉計(jì)算機(jī)的人，使用Excel就不是很容易了。像Excel中的一些輸入規(guī)則，標(biāo)記規(guī)則，計(jì)算方法等，都需要一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)。近些年畢業(yè)的會(huì)計(jì)專業(yè)人員在Excel上操作上一般不會(huì)出現(xiàn)問題。但是一些年紀(jì)較大的老會(huì)計(jì)，對(duì)電腦不熟悉，對(duì)Excel的操作技能基本為零。這些老會(huì)計(jì)使用起來就會(huì)覺得麻煩了。企業(yè)應(yīng)該對(duì)這些老會(huì)計(jì)進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們掌握Excel的操作技巧。可以采取集中培訓(xùn)的方式，專門聘請(qǐng)專家進(jìn)行Excel的操作講解；另外，還可以讓企業(yè)中的年輕員工幫助老會(huì)計(jì)，盡快學(xué)會(huì)Excel的操作。這樣不僅提高工作效率，還能改善同事之間的關(guān)系。
與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還在日新月異的發(fā)展，新技術(shù)、新發(fā)明層出不窮。Excel的更新?lián)Q代也很快，新版的Excel會(huì)在原來基礎(chǔ)上增加一些功能或者進(jìn)行功能的改進(jìn)，便于人們的操作。因此會(huì)計(jì)人員應(yīng)該及時(shí)更新自己的Excel版本，及時(shí)學(xué)習(xí)應(yīng)用最新版本的Excel，讓Excel為自己的工作服務(wù)，提高工作效率，提升工作質(zhì)量。
最后，提醒使用Excel的會(huì)計(jì)人員，一定要注意進(jìn)行文件的保存。在計(jì)算機(jī)的操作過程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)電腦自動(dòng)關(guān)機(jī)或者突然斷電等情況，如果出現(xiàn)了意外情況，電腦中的文件就會(huì)消失，所做的努力就白費(fèi)了。所以在進(jìn)行Excel操作時(shí)，一定要及時(shí)保存，或者在電腦中設(shè)置自行保存，避免重要文件的丟失。
結(jié)語
社會(huì)在發(fā)展，科技在進(jìn)步。計(jì)算機(jī)的問世，互聯(lián)網(wǎng)的問世，都大大改變了人們的生活方式，讓人們的生活、工作更便捷。計(jì)算機(jī)的功能十分強(qiáng)大，可以快速處理文字、數(shù)據(jù)、圖片，還可以制作視頻、動(dòng)畫，廣泛應(yīng)用與各個(gè)領(lǐng)域。計(jì)算機(jī)中處理數(shù)據(jù)的軟件也有很多，其中也有很多專門的軟件，比如超市處理數(shù)據(jù)會(huì)有專門的收銀機(jī)，財(cái)務(wù)部門處理大量數(shù)據(jù)會(huì)有專門的財(cái)務(wù)軟件。這些軟件的發(fā)明和應(yīng)用都縮短了人們的工作時(shí)間，提高了工作效率。目前，Excel廣泛應(yīng)用與中小企業(yè)的會(huì)計(jì)部門，為這些會(huì)計(jì)人員的工作提供了很多便利。當(dāng)然，Excel并不能解決所有會(huì)計(jì)工作中的問題，也存在著一些操作上的弊端，但是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)功能的不斷完善，Excel的功能也會(huì)進(jìn)一步的完善，為用戶提供更好的服務(wù)。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科學(xué)的發(fā)展必將帶來經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶來生活的改變。 |
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