有人可能會(huì)說(shuō)：如果一切都制度化，會(huì)很僵化，很死板，做事情會(huì)沒有效率的。這是對(duì)于“一切都要制度化”最常見的批評(píng)。在實(shí)際工作中，很多管理者都會(huì)在某些情況下，運(yùn)用自己的權(quán)力，跳過(guò)制度的束縛，直接辦理某些事情。在內(nèi)部控制理論里，管理者的這種行為被稱作“管理層越權(quán)”，是內(nèi)部控制制度的大敵�！肮芾韺釉綑�(quán)”是在企業(yè)管理中難以絕對(duì)避免的，應(yīng)該盡量減少的，但在管理實(shí)踐中又確實(shí)是時(shí)有發(fā)生的。
我們看到的很多間諜片或者戰(zhàn)爭(zhēng)片里，時(shí)常會(huì)有間諜化裝成對(duì)方的高官，派頭很大地硬闖崗哨，并且往往得逞。這就是因?yàn)閷?duì)方的某些高官平時(shí)就不遵守有關(guān)的保衛(wèi)制度，自己經(jīng)常出現(xiàn)“管理層越權(quán)”，搞得崗哨在面對(duì)高官或者貌似高官的人時(shí)，無(wú)所適從，才會(huì)被對(duì)方間諜所利用。所以，盡管“管理層越權(quán)”可能有其業(yè)務(wù)上的必要性，但其負(fù)面影響也很大。身為管理者，應(yīng)該盡量克制自己出現(xiàn)這種行為。管理者不應(yīng)該把內(nèi)部控制制度看作是束縛自己的，而應(yīng)該看作是幫助自己管理眾多員工的。管理者自己帶頭尊重內(nèi)控制度，內(nèi)控制度才能真正發(fā)揮作用，幫助管理者管理好員工。很多公司對(duì)于“管理層越權(quán)”往往是有處罰的，比如，在對(duì)管理者績(jī)效考評(píng)中扣分。
那么，既然“一切都要制度化”，我們能不能把“管理層越權(quán)”也通過(guò)“制度化”來(lái)?yè)P(yáng)長(zhǎng)避短呢？能。
這就是所謂的“綠色通道”制度。對(duì)于某些要急辦的事務(wù)，設(shè)立一個(gè)“綠色通道”制度，要求各級(jí)辦事人員加快處理速度，或者減少某些程序，直接交由主管負(fù)責(zé)人決策。這樣的“綠色通道”制度，減少了層層檢查審核，將更多的責(zé)任放到了主管負(fù)責(zé)人肩上，要求主管負(fù)責(zé)人做出更多的主觀判斷。這樣做，確實(shí)可以提高辦事效率，但也相應(yīng)加大了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。
可見，這個(gè)“綠色通道”制度也不可濫用。孫子兵法有云“兵者，以正合，以奇勝”。沒有這個(gè)“綠色通道”，企業(yè)里需要加急辦的事情會(huì)被耽誤，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力會(huì)下降；但總用這個(gè)“綠色通道”，就會(huì)增加出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。
如果很多事情都要求走“綠色通道”制度，不僅加大了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，“綠色通道”還容易被阻塞。這時(shí)，又需要一個(gè)安排來(lái)確保“綠色通道”不被阻塞。例如，限定每個(gè)月每個(gè)部門可以使用“綠色通道”的次數(shù)。這樣，每個(gè)部門就可以自己權(quán)衡要辦事情的輕重緩急，自己決定哪些事情要走“綠色通道”。
在“綠色通道”制度的執(zhí)行中也更容易出現(xiàn)欺詐舞弊，因?yàn)榭赡軙?huì)有人利用主管負(fù)責(zé)人時(shí)間緊迫又要迅速做出決定這一特點(diǎn)，故意將一些不合規(guī)的事情，例如價(jià)格有水分的合同、虛假的付款等，拿來(lái)走綠色通道。這樣做，可以避開常規(guī)的層層審核，來(lái)碰一碰運(yùn)氣看主管負(fù)責(zé)人是否會(huì)在時(shí)間壓力下犯錯(cuò)誤。這時(shí)，就要求主管負(fù)責(zé)人對(duì)于來(lái)自“綠色通道”的事務(wù)保持足夠的警惕，不能只注重效率而忽視風(fēng)險(xiǎn)。另外，為了降低這方面的風(fēng)險(xiǎn)，還可以安排所有走“綠色通道”的事情要在事后再走一遍常規(guī)檢查審核，這會(huì)大大增加欺詐舞弊者事后被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，從而降低欺詐舞弊發(fā)生的可能性。
我們通過(guò)“綠色通道”制度這個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)討論了一下“一切都要制度化”如何操作。在現(xiàn)實(shí)管理工作中，只要我們堅(jiān)持這樣一個(gè)信念—“一切都要制度化”，我們就總能設(shè)計(jì)出好的制度和規(guī)定來(lái)，既保證工作效率又降低風(fēng)險(xiǎn)。
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