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一、為什么要學(xué)習(xí)本課程

秘書行政助理人員的工作細(xì)微且復(fù)雜，對組織內(nèi)舉凡人、事、時(shí)、地、物的掌握與安排，必須仔細(xì)且面面俱到，而秘書行政人員的能力與素質(zhì)，會(huì)直接影響領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率與績效表現(xiàn)，因此，秘書助理雖然是不在舞臺(tái)上的角色，不具有實(shí)際的主導(dǎo)與決策權(quán)，但卻會(huì)對組織的管理者和企業(yè)的經(jīng)營成果，產(chǎn)生相當(dāng)關(guān)鍵的影響。

本課程專門為董事會(huì)或總經(jīng)辦秘書、行政部門工作人員、部門經(jīng)理助理及其他行政文員提升專業(yè)能力，成為上司在工作中的得力助手而設(shè)計(jì)的。目的是使學(xué)員能深刻認(rèn)識(shí)秘書行政工作的重要性與工作價(jià)值，進(jìn)而學(xué)習(xí)到提高工作效率的方法與工具。使學(xué)員成為上司的得力助手，協(xié)助上司提升工作效率與品質(zhì)，從而推動(dòng)組織和個(gè)人取得事業(yè)的更大成功！

二、通過本課程您將學(xué)習(xí)：

1.     了解上司和老板眼中的“得力助手”什么樣；

2.     如何幫助上司提高工作效率；

3.     掌握高效率的檔案管理技巧；

4.     如何為上司和自己管理好時(shí)間；

5.     掌握會(huì)議管理技巧；

三、誰應(yīng)該學(xué)習(xí)本課程

1.     董事會(huì)或總經(jīng)辦秘書、助理；

2.     各事業(yè)部和部門經(jīng)理秘書、助理；

3.     公司行政助理、文員，辦公室全體助理人員；

4.     服務(wù)業(yè)助理人員；

5.      剛接觸職場的社會(huì)新鮮人，初階主管

四、培訓(xùn)方式：專題演講、案例討論、互動(dòng)問答

五、培訓(xùn)時(shí)間：2006年10月28日

六、培訓(xùn)地點(diǎn)：北京市海淀區(qū)上地信息路1號(hào)國際創(chuàng)業(yè)園A座4層

七、培訓(xùn)費(fèi)用：1600元/人（兩天）

八、講師簡介：童興驄

曾擔(dān)任臺(tái)灣赫司特股份有限公司(Hoechst Taiwan Co., Ltd) 董事長特助、執(zhí)行秘書，臺(tái)灣科萊恩(股)公司總經(jīng)理特助等職務(wù)，臺(tái)北市專業(yè)秘書協(xié)會(huì)第四屆會(huì)長，臺(tái)灣專業(yè)秘書協(xié)會(huì)創(chuàng)會(huì)會(huì)長，臺(tái)灣專業(yè)秘書協(xié)會(huì)監(jiān)事長，臺(tái)灣專業(yè)秘書協(xié)會(huì)第八屆與第十屆會(huì)長。童女士從事秘書職業(yè)近三十年，期間調(diào)任人事經(jīng)理，但對秘書工作的熱愛，使她兩年后忍不住申請調(diào)回秘書崗位。課程中她將向所有學(xué)員展示她三十年秘書生涯的精彩與美麗，使上課學(xué)員真正領(lǐng)略到秘書工作的真諦。

童老師曾經(jīng)為200多家的企業(yè)秘書及助理人員進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，和臺(tái)灣和大陸的眾多知名的管理培訓(xùn)公司進(jìn)行合作，在秘書及助理培訓(xùn)界具有良好的口碑。

九、課程內(nèi)容

第一天：如何提升工作效率？

第一部分  高效率的檔案管理技巧

1．檔案歸檔的方法

2．檔案管理的原則

（1）正確

（2）簡明

（3）經(jīng)濟(jì)

（4）富有彈性

3.檔案的重要性

4.檔案管理應(yīng)注意之細(xì)節(jié)

（1）待處理事項(xiàng)之文件在未歸檔前應(yīng)如何整理﹖

（2）傳統(tǒng)所謂「檔案」之外一些特殊的檔案

（3）如何追蹤被調(diào)閱的文件﹖

（4）如何管理儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案

第二部分  如何為上司與自己管理時(shí)間

1．如何提高效率

（1）例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序

（2）拆閱信件的程序

（3）向上司報(bào)告的方法

（4）交件呈送上司的方法

（5）如何善用他人的時(shí)間

（6）一心二用

（7）PERT  (工作進(jìn)度評估術(shù))

（8）提高工作效率的辦公室文具

2．給你的建議

（1）每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先級。

（2）每星期做全周工作計(jì)劃。

（3）設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時(shí)間。

（4）在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過完時(shí)間 (彈性)。

……

3.時(shí)間浪費(fèi)到那裹去了﹖

（1）突然來訪的客人

（2）沒有目標(biāo)或臨時(shí)召開的會(huì)議

（3）雜亂無章

……

4.面對改變

分析自己如何花費(fèi)時(shí)間時(shí)，不妨自問：

（1）我的生活均衡嗎﹖

（2）我是否讓不必要的干擾占據(jù)我大量的時(shí)間呢﹖

（3）我必須接的電話有幾通﹖必須打的又有幾通﹖

……

5.訂定目標(biāo)

（1）目標(biāo)應(yīng)與你的抱負(fù)、夢想及個(gè)人的人生任務(wù)相關(guān)

（2）可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)包括三個(gè)要素

（3）寫下目標(biāo)

（4）如何實(shí)踐目標(biāo)

……

6.你如何處理下列文件？

（1）顧客寄來的一封欲訂購產(chǎn)品的信件。

（2）下周三公司經(jīng)理會(huì)議通知。

（3）一本公司訂閱的雜志，內(nèi)有兩篇文章，你想詳細(xì)閱讀，但目前沒空讀。

（4）上司交下一份下月份開會(huì)之資料。

……

馬   上   做

如  何  做

7.基本思考過程（圖）

第三部分  如何做好會(huì)議管理

每一位秘書／助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。

1．會(huì)議 ( 活動(dòng) ) 的種類

（1）以性質(zhì)分

（2）以人數(shù)分

（3）以地域分 ( 開會(huì)的地點(diǎn) )

時(shí)間進(jìn)度表／職責(zé)分配表 ( 范例 )

工作檢索明細(xì)  ( 范例 )

會(huì)議名稱 ( 定期會(huì)議 ) 議程

2.會(huì)議記錄

（1）會(huì)議名稱

（2）開會(huì)／休會(huì)  日期、時(shí)間

（3）與會(huì)人員人數(shù)／名單 (主席人名)

（4）報(bào)告／宣布事項(xiàng)

（5）提案／議案

（6）臨時(shí)動(dòng)議

3.會(huì)議記錄的用途與意義

（1）記錄

（2）行動(dòng)依據(jù)

（3）內(nèi)部溝通

*某公司會(huì)議記錄范例

4.會(huì)前的確認(rèn) ( 請圈選 )

（1）會(huì)議／活動(dòng)的種類

（2）會(huì)議／活動(dòng)的功能

5.流程管理

（1）時(shí)間進(jìn)度與職責(zé)分配

（2）工作檢索明細(xì)

6.請為您的會(huì)議活動(dòng)做一個(gè)議程或節(jié)目表

第二天：如何處理好人際關(guān)系？

第一部分  如何與上司相處

1.正確的工作心態(tài)

上司也是人

不要過份關(guān)切私事

如何稱呼上司

和上司出外吃飯

愉快的性情

不要泄露秘密

……

2.怎樣和上司相處

對你的工作具有信心

正確的判斷力

要有勇氣

交給你的工作，應(yīng)立即辦理

倚賴心不可太強(qiáng)

不要一味奉承上司

……

3.處理與上司的關(guān)系

他／她的目標(biāo)

他／她的壓力

他／她的優(yōu)點(diǎn)及弱點(diǎn)

他／她喜歡的工作態(tài)度

4.促進(jìn)秘書與上司間關(guān)系的七點(diǎn)策略

第二部分  如何與同事相處

 1.維持良好友善的友誼

 2.樂于助人

 3.不要嫉妒

 4.不要貪小便宜

 5.正確傳達(dá)訊息

 6.不表露自己的好惡

 7.誠實(shí)

 8.時(shí)間的安排

 9.謹(jǐn)記自己的身份

10.對待同事要公平、公正、客觀

11.批評要有技巧

第三部分  如何贏得別人的友誼

1．微笑

2．對別人有興趣

3．記得對方的名字在任何語言中都是對別人最甜美及重要的聲音

4．作一個(gè)好聽眾，鼓勵(lì)對方多談自己

5．談?wù)搶Ψ接信d趣的話題

6．很誠懇的讓對方覺得對方很重要

第四部分  人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用

1．人際風(fēng)格指標(biāo)

2．每種人際風(fēng)格的長處

3．行為果斷力與反應(yīng)力

鉆石反映個(gè)性(你喜歡什么形狀的鉆石，能夠反映出你的個(gè)性)

v      喜愛圓形鉆石的女性

v      鐘愛欖尖型鉆石的女性

v      偏愛橢圓形鉆石的女性

v      鐘情心型鉆石的女性

v      喜歡梨型鉆石的女性

v      愛上方型鉆石的女性

從口紅、看個(gè)性（香奈兒化妝品提供的資料）

v      把唇膏用成兩面扁扁、口哨狀的女性

v      把唇膏用成平順狀的女性個(gè)性

v      把唇膏用成圓形的女性

v      把唇膏用成斜角形的女性

第五部分  外表當(dāng)然很重要

——專業(yè)秘書的形象塑造

某人力銀行曾發(fā)函給各大公司的人事主管，調(diào)查結(jié)果如下：有70%的主考官會(huì)注意，求職女性是否懂得打扮；92%的主管表示，他們不會(huì)錄取完全不化妝或妝化得很糟的求職女性；62%認(rèn)為女性會(huì)不會(huì)升遷與會(huì)不會(huì)打扮有關(guān)。而各大公司人事主管們普遍認(rèn)為：只要是從事公關(guān)類、業(yè)務(wù)類、客服類、秘書類、營銷類的女職員，一定要會(huì)打扮。

看來，會(huì)不會(huì)打扮和一個(gè)女人的職場前途還真的密切相關(guān)。放眼望去，所有成功名女人，還真沒有一個(gè)是不會(huì)打扮的呢。如果打扮能夠讓人感覺自己重視這個(gè)工作，能夠有助于業(yè)務(wù)推展，又何樂而不為呢？

（一）服裝

1．保持整齊、清潔、上班時(shí)的穿著應(yīng)容易工作，適合辦公室的氣氛

2. 下班后的穿著以及換裝的藝術(shù)

3. 長褲

4. 衣服的顏色、質(zhì)料

5. 配件要合適

6. 鞋的要求

7. 絲襪的顏色與備用

（二）化妝

1. 上班應(yīng)淡妝，給人清爽印象

2. 下班后不同妝扮

3. 化妝品的選擇

4. 補(bǔ)妝

5. 指甲的修飾

6. 發(fā)型

7. 香水的使用

8. 口香糖及漱口水

（三）儀態(tài)

1. 坐：應(yīng)背靠椅子、挺胸。

2. 立：應(yīng)挺胸、手、腳、指頭并攏。

3. 走：應(yīng)抬頭、眼睛直視進(jìn)行方向、挺胸、縮腹、以一定的步代有精神的行走。

第六部分  專業(yè)秘書禮儀與應(yīng)對技巧

（一）接待客戶的禮儀

1.給人第一印象

2.不要讓客人等太久

3.交換名片

4.引導(dǎo)客人

5.茶水的準(zhǔn)備

（二）坐車的講究

（三）餐桌上的禮儀

1. 應(yīng)等女主人打開餐巾后才動(dòng)用

2. 坐姿應(yīng)挺胸

3. 應(yīng)把食物送進(jìn)口中，而不是把嘴巴低移進(jìn)食

4. 從最外面之餐具取用

……

（四）電話禮儀與應(yīng)對技巧

在公司中電話扮演一個(gè)內(nèi)外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常靠這一線間。以客為尊是公司內(nèi)每一個(gè)人的基本服務(wù)觀念，只要有一個(gè)人疏忽，對公司整體印象而言，就會(huì)造成傷害，而電話更是公司服務(wù)客戶的前鋒步隊(duì)，使用得當(dāng)?shù)脑挘瑢⒊山鉀Q問題的有利工具，使用不當(dāng)反而將形成公司的困擾。

1．電話禮貌

2．檢查打進(jìn)來的電話

3．摘要記錄

4．代接電話

5．如何處理同時(shí)來的幾個(gè)電話

6．打電話的要訣

7．禁忌事項(xiàng)

8．體諒對方的期待

9．電話錄音機(jī)的留言要訣

問題研討

（一）有位事先約好的客人到公司要求會(huì)見上司，而上司還在會(huì)客室和另一位客人會(huì)議。此時(shí)要如何應(yīng)對？

（二）自稱是上司多年的老友，突然來訪，身為秘書的你并不認(rèn)識(shí)此人，且未曾在名片檔內(nèi)發(fā)現(xiàn)此人的資料，而上司正在開會(huì)中，你如何處理？

（三）正在開會(huì)的上司傳出話說：「會(huì)議要延長一小時(shí)，請打電話給A公司的B經(jīng)理，原定四點(diǎn)鐘的會(huì)議可否延后一小時(shí)。」此時(shí)，你如何打這通電話？

（四）有人來電要求立刻與上司通話，而上司正在另一樓的會(huì)議室開會(huì)。此時(shí)，你應(yīng)如何處理？

（五）正在與上司開會(huì)客人的秘書來電說有急事與其上司相商。此時(shí)，你應(yīng)如何處理？

結(jié) 語

1．主管考核秘書之標(biāo)準(zhǔn)

2．以“五心”扮演好秘書角色

    ==報(bào)名咨詢==

    聯(lián)系電話：010-62278113  13718601312  13261332770

    聯(lián) 系 人：陳小姐   林先生   李先生   陳先生

    傳真號(hào)碼：010-58850935

    電子郵件：71peixun@163.com

    （備注說明：本課程全年循環(huán)滾動(dòng)開課，如遇開課時(shí)間或地點(diǎn)不合適，您可以隨時(shí)撥打服務(wù)熱線010-62278113咨詢最新培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)等最新培訓(xùn)安排。）