1、范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理的范圍,檔案管理應(yīng)遵守的原則,檔案管理的檢查與考核。和根據(jù)企業(yè)擋案管理升級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、《會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》和省電力集團(tuán)公司頒發(fā)的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》制定本制度。
本制度僅適用于財(cái)務(wù)部門內(nèi)部檔案管理。
2、引用標(biāo)準(zhǔn)
《會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》
《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》
3、管理職能
3.1 在財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔工作。
4、管理工作與要求
4.1 財(cái)務(wù)檔案管理是指保證會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料的完整、準(zhǔn)確,為經(jīng)濟(jì)管理提供可靠依據(jù),財(cái)務(wù)檔案按第4條分工管理原則分別由財(cái)務(wù)兼職人員和檔案室負(fù)責(zé)管理。屬于定期性財(cái)務(wù)檔案,當(dāng)財(cái)務(wù)兼職人員工作變動(dòng)時(shí),需要辦理交接手續(xù)。
4.2 財(cái)務(wù)兼職人員,要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和公司檔案室規(guī)定的檔案工作要求,做好會(huì)計(jì)資料保密工作和其他防火、防潮等有關(guān)要求。
4.3 檔案保管永久性和定期性兩種。年度決算報(bào)表為永久性,其他為定期性。其中,會(huì)計(jì)憑證、明細(xì)帳、總帳保管期為十五年,現(xiàn)金、銀行日記帳為二十五年,月、季報(bào)表為五年。根據(jù)公司檔案室檔案歸檔要求,當(dāng)年會(huì)計(jì)年度終了后可由財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管一年,期滿后由財(cái)務(wù)兼職檔案員負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè),移交檔案室保管。
4.4 財(cái)務(wù)檔案的借閱,定期性的必須經(jīng)兼職檔案員辦理。外單位人員查閱,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)副總會(huì)計(jì)師,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,兼職檔案員協(xié)助查閱。永久性的按檔案管理分工,由檔案室辦理。無特殊情況的不得借出復(fù)印。借閱檔案時(shí),不得亂劃、涂改、撕頁,確保資料完整。
4.5 財(cái)務(wù)檔案如需抽出原附件及有關(guān)資料,在兼職管理員同意下,經(jīng)辦理合格手續(xù)后,方可抽出附件。在可借出附件,當(dāng)附件歸還后由抽出附件人員簽名和注明抽出附件用途,經(jīng)驗(yàn)證手續(xù)完整,方可借用附件,當(dāng)附件歸還后由雙方共同鑒證核銷借據(jù)。
4.6 各種工資、獎(jiǎng)金表,由財(cái)務(wù)兼職管理員按年、月、季整理,進(jìn)行保管。
5、檢查與考核
5.1 每月由審計(jì)部門和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)該崗位進(jìn)行不定時(shí)檢查。
5.2 獎(jiǎng)懲細(xì)則按財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。 |