作者：著名管理實戰專家、知名培訓專家 王一恒 先生（>>查看詳細介紹） 在某鋼鐵公司中層管理的培訓互動環節中，有位吳經理向筆者咨詢問題：“那就是我每天加班忙到很晚，為什么我這么努力的工作，卻得不到領導和同事的認可，面對各種打擾，效率很低，問題在哪里，我該如何應對？”
相信吳經理的困惑是大多數中層經理都會有這種感覺“時間不夠用、工作效率很差、文件堆滿桌面、塞滿電腦、經常加班、忙得頭打腳后跟。”時間管理的重要性往往被我們所忽略，當我們忙得暈天暗地，出現亞健康的時候，才發現最重要的一門課也許就是時間管理。因此，重視時間管理，記錄時間的使用和流失情況，利用好工作中的每一分鐘已成了許多職業經理人迫在眉睫要解決的問題，那么今天筆者來詳細地分析下中層經理如何合理有效的運用時間。
我們中層經理人經常用以下的方式浪費寶貴的時間財富：
（1）做事情沒有輕重緩急之分，經常本末倒置，終日埋頭于無關重要的事物上。
（2）喜歡下屬事事請示和回報的官僚作風，大大浪費了自己的時間。
（3）對下屬工作不放心，替下屬做工作，結果整天被埋在事務性的工作里。
（4）上司不定期的召見使經理的時間具有很大的隨意性。
（5）對自己熟悉和喜歡的事情盡快做完，對于棘手的事情拖延進行，只有通過加班來完成。
一個中層經理人一天里有3個小時是低效率的，那么只有兩個解決的辦法，要么就是在另外3個小時效率提高100%，才能彌補浪費的工作時間，這個顯然是不太可能的：那只有再加三個小時，可是實際上，有很多的中層經理一天的工作時間遠遠超過了10個小時，有些12小時，甚至14個小時，如果再加班3個小時。。。。。最后陷入：時間管理差——效率低——單位時間業績差——拼命加班——更加勞累、效率更低，時間管理差的惡性循環導致企業的目標被迫降低，自身出現亞健康。
案例分析：
案例一：某一大企業機構的財務經理，深感會議浪費了太多時間。通常不管討論的是什么，他都通知財務部各單位主管全體前來開會。其結果是會議每次都拖得很長。出席會議的每一位主管，為了表示自己對問題的關切，都得表示意見，而表示的意見卻大多與問題無關，會議時間自然拖長了。
直到有一次這位財務經理誠懇地問了大家，才知道大家也都認為會議太浪費時間了。可是，他又想到：每一個人在組織中都至為重要，都應該了解情況，開會時如果少請幾個人，他又擔心會使未被邀請的人覺得他們被忽視。
現在這位財務經理終于找到一個兩全的辦法了。開會前，他先普遍分發一份開會通知：“茲訂于星期三下午3時，于四樓會議室，邀請趙錢孫李四君開會討論下年度資本預算問題。如哪位需了解這個問題或愿參與討論，亦請屆時出席。如果無法出席，我們將于會后立刻呈送記錄，供各位參考并希望提供寶貴意見。”
過去每次會議都要12人參加，花費整個下午，而現在只要4人出席，一小時就可以結束了，并且沒有一個人有被忽視的感覺。
案例二：某一醫院的院長，多年來一直為應付院內醫生們的電話而苦惱。醫生們打電話給他，要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時，住院部不能立刻接到通知。當然，有沒有床位，各病房的護士長隨時都清楚，主辦出院結賬手續的出納臺也能隨時知道。住院部的人，是在每天清早5點辦理“床位調查”工作，而通常病人大多是在上午醫生查房之后才辦出院手續。其實像這樣的問題，只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納臺時，多填一份副本送住院部就解決了。
案例一所表現的就是一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產性的工作，則工作就進行得快多了。
案例二所表現的是信息功能不健全，導致時間的浪費。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認為許多事非躬親不可。縱然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產性的工作。
中層如何進行有效的時間管理
一、明確目標任務。筆者認為有效運用時間的第一步驟首先要設立明確的目標，在今年度你想要完成的目標寫出來，可以有四至十個目標，但必須找出一個核心目標，并依次按重要性排列，然后依照你所設立的目標寫出一份詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。然后將你設定的目標進行分割，何謂分割呢？就是把目標細化，年度目標——季度目標——月度目標——周目標——日目標。比如：年度的目標分割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；季度目標分割成月目標，并在每月初重新再列一遍，遇到有突發事件而更改目標的情形，要及時調整過來，每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；每天晚上把第二天要做的事情列出來。
二、制定優先原則。中層經理人一天都有很多事情等待處理，那么大堆的事情，應該去先處理那一件呢？筆者認為中層經理應該先把所要處理的事情歸類，比如緊急又重要的事情分第一類，不緊急又不重要的事情分為第二類，重要但不緊急的事情分為第三類，緊急但又不重要分為第四類。通常時間管理比較差的經理人安排的事情第一類和第四類占大多部分，當然第一個要處理的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發困擾、一些災難、一些迫不及待要解決的問題。當你天天處理這些事情時，表示你時間管理并不理想。因為成功者花最多時間在做最重要可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學會如何把重要的事情變得緊急，這時你就會立刻開始做高生產力的事情了。
三、與你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。
四、懂得授權列出目前工作中所有能授權的事情，把它們寫下來，然后找一個合適該工作的人來授權，這樣效率會有一定的提高。反之，如果工作委派不當，就連那些最忠誠、最有才干的員工也會表現失常、錯誤百出，最終他們會因此而感到非常沮喪、直接影響工作效率。因此，筆者認為懂得授權是卓越中層必備的技能之一。
五、寫時間日記。筆者從上學開始，學校老師每天都會要求寫日記，所以筆者從那時起養成了寫日記的習慣，在工作中也是一如既往的堅持這個習慣，不過這個習慣給筆者工作中提高了很多生產力。每天從起床開始，詳細記錄做每件事所耗的時間，包括：刷牙、早上穿衣、吃早餐、開車、拜訪客戶等等全天的記錄，再回頭看看一天當中我做了哪些事，哪些事是非常有效率的，哪些時間是浪費的，當你找到哪些事情是浪費時間的，你才有辦法去整合改變。
六、把事情按種類做完。假如你在做紙上作業，那段時間都做紙上作業；假如你在思考，那段時間只作思考；如果要打電話，最好把電話累各到某一時間一次把它打完，當你重復做一件事情時，你會熟能生匚，效率一定會有所提高。
七、良好的個人習慣。俗話說：“江山易改，秉性難移。”從這句話我們可以看到習慣的重要力量，從昨天的不良習慣中解脫出來，是自我教育的一大難題，這需要堅強的毅力和信心外，也需要科學的方法。根據心理學原理，養成良好的個人習慣是一個漸進的體驗過程，一種習慣的養成一般要經歷四個階段。第一階段首先要讓中層經理產生養好工作習慣的動機，使中層經理產生一種主體上的主觀需要，而不是一種被動的接受過程。第二個階段是實踐感愛階段，這一階段要求中層經理在自己的實踐中去體會新的好習慣。第三階段是體驗階段，個體通過反思、同化或順應等方式，將親歷中對新的習慣的體驗并把它內化成為自身行為或觀念的過程。第四階段是新的習慣的維持、強化與應用的過程。經過四個階段的逐漸調整、適應、強化的過程，新的習慣才能得以養成。
八、80/20原則。領導人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運用“關鍵的事情占少數，次要的事情占多數”是一個普遍現象這一規律。
九、學會與人共事。在時間管理中，良好的人際關系能節省很多的時間，提高效率。
實習題：經理人在日常工作中經常會遇到的幾種問題，那我們如何去處理呢？
（1）中國的企業好開會，有些會議一開就是兩三天，還沒有得出個結果，會上你進來我出去，東一句西一句，說著說著經常跑題了。有的人在會上做報道一樣，長篇大論的。有的人，把開會當作是休息的好時候，閉目養神，開了半天會，也不知道討論了些什么。。。。。。
解決方案：1、首先考慮這個會議有必要嗎？回顧一下我們都可以總結出有許多會議是無關緊要的。2、寫下議程。如果這個會議必須要開的話，就應該為會議設定清晰的目標并寫下議程，如有可能，至少提前24小時把該議程分發出去，讓每個人都清楚此次會議的目標和即將討論的內容。3、會議要守時。設定會議開始和結束的時間，在會議開始時不要等遲到的人。4、運用80/20原則。規劃好議程，先討論重要性排在前20%的項目，如果時間不夠用，那么這種方法就可以讓你在會議結束之前解決具有80%價值的事項。5、在會議中，每討論一事項時，先對討論的內容進行概括和總結，在每一事項上達成共識。6、分配具體責任，如果你做出了決定，就要為達成共識的具體行動分配責任、設定截止日期，記住，沒有分配責任并設定截止日期的會議只是一紙空談，必須明確各自的職責和任務完成的時間。7、為每次會議做好精確的記錄。
（2）手上正在寫一個計劃，一個上午，還沒寫幾個字，電話又響了，急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的、推銷的、朋友來探訪的。。。。。都是一些不得不做的事。。。。。
解決方案：筆者認為有幾種方法可以解決1、將電話視為商業工具。在高科技發達的現在，電話就成了我們社交工具，我們通常會把花大量時間在電話中閑聊。然而當你工作時間不夠用的時候，你不得不摒棄這一習慣，從自身做成，拒絕閑聊。2、如果事情很重要的時候，無論電話是誰打來的，你都可以稍后再打回去。這也是可以使用的策略之一。3、檢查電話。在接電話之前查明電話是誰打來的，他有什么需要，當不認識的人給你打電話時，要克服內心的好奇。4、將電話集中起來打。將所有電話集中在一段時間內處理，不要把電話分散在一天之中的許多時間段。比如：你可以把上午11點前的電話積攢在一起，然后在11點到中午之間回復所有來電。以上幾點可以為你節省一些時間。
對于應對突然來訪的者，我們如何處理呢？1、最簡單的辦法就是規定一段時間讓自己安靜，辦公室門口掛一塊“請勿打擾”的標志牌。2、當有不受歡迎的來訪者，可以通過迅速起身來應付他們，這里有個案例給大家分享：幾年前筆者在某家公司工作時，公司里有位經理總是愛去每個辦公室與別人聊天，他的人品不錯，但他一進來就會待上半個小時，拉著筆者聊天，也不好當面說，后來筆者想到一個好方法，他一進門，筆者就迅速起身在桌邊打轉，就像正準備出門一樣。筆者會說：“怎么有空過來坐坐啊，我這正準備要出門啦，要不咱一起出去吧。”然后筆者會陪他走到門口，帶他回到走廊里，再繼續走我的。趁機會去洗手間或其他辦公室，等他離開時才會回到自己的辦公室。
如果是客戶、員工、朋友來訪呢？關于這個問題，筆者認為是可以提前安排好，也是可以避免的，為了有效地應對突然光臨的來訪者，你可以安排在雙方都方便的特定時間會面。
（3）整天就像救火車，哪里有火情就馬上趕到哪里，真是日理萬機。可是這里也救火，那里也救火，天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災”是從哪里來的。
解決方案：筆者認為第三點的問題是由于中層經理人危機防范意識不強，在任何公司或組織的歷史中，危機都是正常、自然，且不可以避免的，但不斷出現的危機必定是管理不善、組織無效率的信號，那你就有必要退一步仔細審度你的系統。1、先思考后行動。中層經理人遇到危機時先保持鎮靜客觀，停下來想一想，花時間弄清楚發生了什么事情，弄清楚問題所在。2、當危機發生時，如果能把處理危機的責任分派給他人，就要盡力這樣做，其他人可能比你更適合處理這一狀況，而處理危機也可能是其他人的責任。3、無論危機是什么，在處理前都要把已經發生的事情經過原原本本寫下來，這行為可以幫你保持清醒、理清思路。4、不要做任何假設，應該向在場人員或自己詢問，發生了什么？什么時候發生的？在哪里發生的？怎么發生的？為什么會發生？5、在處理危機時，把經過寫下來，制定出一個政策，當危機復發趨勢的時候，當你不在的時候，普通人也可以按照這個系統來解決危機。
通過筆者介紹的幾種有效的時間管理工具及方法，希望吳經理及各位中層朋友們能有效地運用。 |
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