作者：騰駒達獵頭公司董事長景素奇
來源：《中外管理雜志》
許多企業往往有這樣的怪現象出現，企業內幾乎每個人都很忙，幾乎每個部門都忙不過來，但就是整體效率低下。而且也很難找出原因，不知該如何改善。本文從八個方面告訴你原因是什么？
一、流程有待完善
流程是企業日常運營的基礎的基礎。一個企業的效率低下首先應檢查企業的流程是否合理，是否簡潔和高效，能否有改進的地方，改進的可能性有多大。
檢查流程應首先檢查流程系統本身。組成企業的流程系統絕不是簡單的業務鏈條，而是復雜的封閉的循環系統，就像人體的血液循環系統，包括：總系統，各支系統，各細支系統，以及末梢系統。因此，檢查企業流程是否出問題應首先檢查企業流程的循環系統：總系統、支系統、細支系統、末梢系統是否通暢；所有的系統連接起來是否形成閉合回路；有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方，有沒有冗余和不夠的地方，是否需要添加新的系統。其次，檢查流程循環系統是否格式化、模版化，是否流向穩定，即方向的正確性和穩定性，是否回流、亂流，流量是否合理穩定，每一管道上的設計的流量是否合理，而實際流動中是否達標、超標和不達標。
流程檢查還應包括檢查流程上流動的內容，流程流的是什么呢？近年來許多企業都在設計流程，再造流程，都在進行流程優化工作，那么流程上究竟流的是什么內容呢？其實流程流的內容很簡單，概括起來有四方面的內容。一是物流：企業日常業務運營生產所涉及的物理性的東西和管理工作所涉及的所有的物理的內容都要在流程上流動；二是信息流：伴隨企業的業務生產所帶來的內外左右的信息都要通過流程來傳遞，同時伴隨企業管理的信息的上傳下達都要在流程上傳遞，上傳的是企業方方面面信息，下達的各級的命令；三是現金流：企業最低的邏輯目的就是贏利，企業的一切活動的最基本訴求歸結為贏利，每一活動都同時伴隨著資金的流動，所以流程上流的最基本的元素就是錢，每時每刻流程上流動的最簡單的符號就是錢； 四是文化流：流程上流的是企業的個性和特色，是企業的文化，之所以企業能夠在競爭激烈的市場上，被顧客識別出來，關鍵的原因是企業的流程上流動著企業的與眾不同的基因，流動著企業的形象代言人——員工行為的方式方法，流動著企業基本的價值趨向和理念。明白了流程上流的內容，所以在檢查流程時還應包括要檢查的內容。
二、制度支持不力
檢查完流程后，再檢查制度。如果流程沒有什么問題，那么檢查管理制度是否有利于促進流程的實施，制度是否真的支持流程，是否支持流程上流動的內容，制度是否健全和完善。也許有很好的流程系統，但是服務管理制度和業務管理制度不支持流程系統，或制度之間相互掣肘和矛盾，或漏洞百出。是否所有的流程都有制度做保證，或制度的制訂有沒有充分尊重人文情懷，制度過于嚴格了，重罰等于不罰，大家變著法子鉆制度的漏洞，甚至集體對抗制度，制度過于寬松時，約束力不夠。制度是用來約束人的，過嚴的制度和過寬松的制度均不利于流程系統正常的實施。如果說，流程是水的話，那么制度就是流水的管線，如果管子不嚴密，管子粗細搭配不合理，或管子根本沒有對接起來，那么將直接影響系統流水。此外，還應關注流程上流的內容是否正確，內容是否亂流？
三、監管不到位
雖然企業有很好的流程，也有很好的全面的管理制度，但是沒有人監管，或監管不力，或監管不到位，或監管越位，或監管手段落后，或監管人員的素質有問題，或組織內部的政治架構復雜，這些都會大大降低整個組織系統的運營效率。流程和制度都是固化的，而監管是靈活的，監管必須按原則辦事，如果監管者不能按原則辦事，辦事不公，會極大降低人們對流程和制度的忠誠，監管者素質低下，根本不懂得如何監管，不知道監管什么，怎么監管，那么勢必會造成監管無力。監管無力會導致不知道大家都在忙什么，是否忙得對了，忙得是否有必要，是否在真正的忙，或忙到點子上；或者監管過于嚴格和僵化，不知道原則和靈活相結合，固守過時的落后的管理制度，那么將極大地限制人們的積極性和創造性，甚至為了迎合監管，去忙些不必要的事情，甚至是勞而無功。身處高位的人如果沒有被監管的意識，會超越監管，那么監管力量將大大削弱，大家忙些監管以外的事情，沒有得到處罰，甚至是領導帶頭忙超越流程和制度的事情，這樣會使大家更忙而無序。
四、技術手段不匹配
大家都很忙，都喊累，但整體效率不高的第四個原因是管理手段問題，正常情況下是管理手段落后，管理手段落后會極大限制企業的管理效率，體現在生產設備的效率落后，先進的生產設備自然是工作效率高，尤其在制造業里最明顯，先進的設備不僅效率高而且工作質量也有保證，同樣是電腦，286和486的運行速度和工作品質是天壤之別；更重要的是設備太落后時會影響到人的情緒，而人的情緒是相互傳染的，進而影響到人的工作積極性。同樣是傳輸信息，人類走過了人工傳遞、動物傳遞、烽火傳遞、機械傳遞、電子傳遞的進化過程，現在的互聯網絡的傳遞速度更是驚人的高效。在企業組織里，同樣是信息傳遞，寬帶和撥號上網的速度也有成倍的差別，同樣是寬帶，不同的帶寬也決定著信息的傳輸速率，而且企業內部的局域網絡應用得好也會極大地提高工作效率。
另外，技術手段太超前時，也會限制企業內部的工作效率，這是因為企業的環境不支持設備的運作，影響設備的正常工作能量的發揮，因此，放著很好的設備反而用不上，用時又發揮不出它應有的效率，而且在與其他流程環節對接時提高了工作成本，降低了工作效率，因為，任何生產技術設備都要放置在客觀的物理環境之中，都需要客觀環境的配套才能發揮作用。
當然，管理技術手段要不僅要與企業的實際環境相適應，而且應與企業的外部環境相適應，企業內部的局部工作效率高，但與之對接的外部環境的工作效率低，大家只能處在無休止的無奈等待之中，如你的服務客戶是一家工作效率極低的國有企業，盡管企業內部的工作人員很努力，但你無法掌控改變必須與你對接的外部環境，所以你的工作效率也就慢下來。
早期的結算都是人工結算，而現在大多是電算化結算，工作效率大大提高了。
五、員工的職業素質不高
員工的職業素質也極大地決定著工作效率，員工的職業素質就是整體員工的職業品質。什么是品，品就是員工與工作有關的社會屬性，主要是指員工與工作有關的職業道德，中國育人的標準就是德智體美勞，用人的標準就是德才兼備，考核人的標準就是德能勤績，無論是培養人、選用人、考核人都是與德有關的，而且德是第一位的，所以經常說，品德是非常重要的。質是指什么？質是指與職業崗位有關的自然屬性，是與職業崗位相關的職業意識、知識、技能、智慧、資源等。員工的質是至關重要的，而其中的職業意識是最重要的，職業意識是什么呢？就是指身處職業崗位上的人應該知道自己該干什么和怎么干，這就是為什么大學生剛畢業的時候，不知道干什么和怎么干的原因所在，因為他們從來沒有參加過工作，所以不可能有較多的職業意識。有些企業之所以效率低下，就是與企業員工的品質有關，尤其與質有關，一個質地很好的員工， 其工作效率可能是一般員工的兩倍、三倍、甚至10倍以上，更重要的是工作的質量不一樣，質地普通的員工在短時期內無論如何勤奮和努力是不能趕上和超越質地很好的員工的。布置同樣的工作，質地優異的員工可能一天之內就完成了，而質地差的員工非常努力，一周后才完成了，而且工作質量根本不可能與質地好的員工同日而語。僅從花費的時間量來說就有七倍的差距，那么同一崗位質地好的員工顯然不可能有普通員工七倍的薪金待遇，更不用考量質的差距了。當然在長期平均思想的支配下，員工的待遇都差不多，自然那些質地優秀的員工會逐漸流失了，沉淀下來質地一般的員工，但這些員工雖然職業道德很好，非常勤奮努力，但企業的整體的工作效率低下。
破解辦法：培訓和引進質地好的員工并舉，適當拉開薪資差距。
六、企業主管的管理能力有限
俗話說，“兵熊熊一個，將熊熊一窩。”每位員工都很努力，企業整體效率差的第六個原因是企業的高級管理人員的管理能力有問題。盡管大家都十分忙，但由于高級管理人員能力有限，不具備戰略上布局謀篇，不會戰術上指揮調度協調，更不能很好地識人、用人，不能有效地充分利用有限的資源，不能夠做到知己知彼，知天知地，所以，造成在錯誤的時間、錯誤的地點，用很優秀的士兵打錯誤的戰役，失敗肯定是必然的。這在戰場上體現得十分明顯，為什么有的將軍能持續打勝仗，而有的將軍就是白白葬送良好的戰機和士兵的生命，這種例子舉不勝舉。所以，作為企業的主管，尤其高級主管，千萬注意不要讓員工無為的勞作，要知道你的一個指令將會傳導到基層，各級員工都會為你的指令而忙，忙了半天沒有效果，是無為的勞作，甚至是錯誤的，負面的勞作，領導者自身又不敢承擔責任，試想其結局會是如何的糟糕？！如果這樣的次數多了，員工也就疲了，主管者的智慧也就沒有效用了。然而大家又不能違抗上級的命令，怎么辦？員工就會兵來將擋，你有千條令我不行，我就忙掃自己的門前雪，大家都在忙，其實是各自忙各自的，裝著忙的樣子給上級主管看，一級騙一級。還有一種情況就是朝令夕改，作為企業主管，做決策前不慎重，或決策力不夠，或耳根子軟，做了決策發布指令后又感覺原來決策不好，想修改決策，于是出現決策指令正在實施過程中，隨意、隨時、隨便、隨機修改指令，導致企業的隨意文化，剛開始下屬對此不舒服，時間長了摸透了上司的秉性和行事風格，盡管上司發布了命令，擔心上司修改指令，于是開始佯動而不真動，上司看下屬在動也就心滿意足了，可就是遲遲不出結果，沒有效率。
七、“忙”文化的導向作用
企業文化的導向也將影響著企業整體的效率。如果企業鼓勵個人英雄主義，不注意培養團隊意識和協同作戰能力，那么盡管每個人都想當英雄，每個人都很忙，但是大家沒有養成協同作戰的意識和習慣能力，個人之間存在著工作的邊界、部門之間存在著工作疆界。更為嚴重者，擔心他人可能成為英雄，而影響自己成為英雄，于是掣肘他人，甚至人為給他人和其他部門工作使絆兒，這都將影響到整體工作效率。如果企業倡導忙的企業文化，那么企業必將為忙而忙，這在一些成長型企業特別明顯，老板最看不慣的就是大家閑，員工一閑，老板的心里就堵得難受，于是就表現在言行上，不問員工是否完成了任務。雖然有的老板不直接說閑的員工，而是轉彎抹角地去表揚忙的員工，尤其重點表揚加班加點的員工，有些員工之所以加班加點，是因為質地不行，上班時間忙不到點子上，瞎忙，忙而無序；而有的人就這工作習慣，愛下班干活；更有甚者是品質問題，故意加班給老板看的，老板又不經常在企業里面，發現了加班者就表揚，那么在老板的這種鼓勵忙、鼓勵加班的文化指導下，企業就開始為忙而忙，而不是為結果而忙，結果是越忙越受到老板的表揚，越表揚人們就會越忙，就會出現“宮女多餓死”的現象，結果忙而無效。
不鼓勵純粹的個人英雄主義，應當鼓勵協同作戰的團隊意識；不要只關注形式上的忙和加班，改變“忙”文化，應當關注效率，應當把每個人的工作安排細化，在規定的時間完成規定動作（規定任務）。把關注形式轉變為關注結果和過程相結合上來。注意不能走上另一極端——只關注結果，只關注結果會出現為結果而結果的現象，那會導致更惡劣的企業文化。
八、企業戰略定位及方向有問題
之所以大家都很忙，而企業整體效率低下的另外一個原因就是企業的戰略定位和戰略導向有問題。俗話說，“男怕入錯行，女怕嫁錯郎”，作為一個企業組織最怕的也是入錯了行，企業現有的組織綜合資源不支持企業開拓某一領域，而企業的戰略制定者自認為可以，結果誤進行業，這樣的話，無論員工多忙，都無法產生客觀的效益，累死也夠不著。當然，企業在戰略上除了行業戰略定位錯位以外，還有目標顧客定位、商域定位、經營模式定位等定位上出問題，無論是那一方面定位出問題，都將影響企業整體的效率和效益，大家都很忙，就是看不到效益，當然也就沒有效率。企業在戰略方向上容易出的問題是戰略方向錯誤和戰略方向不定。如果是戰略方向錯誤，整個是南轅北轍，無論員工如何忙，也都是負效益和負效率；如果是戰略方向搖擺不定，忽左忽右，盡管員工很忙，但盡做重復的勞動和無謂的勞動，談何效率和效益。 |
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