老板將車停在公司，說：“以后出門辦公事，可以用我的車。”大家工作是方便了不少，卻產(chǎn)生了很多新問題：公司沒有公務(wù)用車，產(chǎn)生的費用怎么入賬？油錢又怎么算？……
哎，有個任性的老板，可苦了會計。
這個問題不少小伙伴問。特別是很多國企用車改革后，基本只保留了幾輛供接待客人用的車，其他的員工辦事基本沒有公車使用，那這種問題就越發(fā)凸顯了。
今天為大家詳細講解一下私車公用問題。
一、簽訂私車公用協(xié)議
第一種報銷辦法：簽訂私車公用協(xié)議，然后據(jù)實報銷與車輛日常消耗的費用。
這是稅務(wù)局給出的標準答案喲。
具體協(xié)議怎么簽？
這個沒有統(tǒng)一的格式，無非就是規(guī)定好租賃期間，費用以及相關(guān)的權(quán)利義務(wù)。注意，不是你簽訂了協(xié)議就可以肆意妄為的報銷費用了，合理性也很重要，什么是合理性？根據(jù)公司規(guī)模，車輛的正常行駛油耗一個月能用多少費用，這個就是合理性。
這種處理方式的優(yōu)點：
稅務(wù)風(fēng)險比較小，目前很多稅務(wù)局對私車公用的解答都是要求簽訂私車公用協(xié)議，然后據(jù)實報銷與車輛日常消耗相關(guān)的費用。
這種處理方式的缺點：
大企業(yè)，每個人都涉及到用自己車出門辦事，可能涉及幾百號人都有，這種就有點不符合實際業(yè)務(wù)，有點為難會計了，一個車去簽訂個合同，還要讓員工去開發(fā)票，還涉及企業(yè)代扣代繳個人租賃業(yè)務(wù)所得稅，實操確實很有困難。
二、據(jù)實報銷
再來看私車公用的其他處理方式，很多單位不想把這個當(dāng)成一個人人都按標準享有的補貼來發(fā)，他們覺得，我員工自己開車為公司辦事，事項合情合理，發(fā)生的費用就應(yīng)該據(jù)實報銷。
怎么做？
我們可以單獨制定一個私車公用報銷制度，也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的相應(yīng)規(guī)定。
報銷流程具體什么樣？單據(jù)具體怎么做？
包括出差前提出出車申請單「出差時間、出差地點、出差事由等」，出差完成后的出差總結(jié)報告，出差人員需要提供的報銷表格式「包括實際出差天數(shù)、發(fā)生的實際費用、里程數(shù)等」制度建立好后，就按照制度執(zhí)行，報銷后直接可計入差旅費。
這種處理方式的優(yōu)點：
完全可以兼顧公平，哪個人用車多少就報銷多少，清晰明了。
這種處理方式的缺點：
相對復(fù)雜，實報實銷最麻煩的就是證明業(yè)務(wù)真實，因為私車公用的費用很容易和個人消費混為一談，有沒有相對固定的制度，票據(jù)是否真實有效，這些做不到位都可能導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險，包括所得稅不能稅前扣除，個人所得稅未代扣代繳等。
三、能否稅前扣除
對于稅前扣除問題，不止我們在糾結(jié)，各個省也糾結(jié)，有的省說“Yes”，有的省說“No”。
做法一:可以在稅前扣除
《河北省地方稅務(wù)局關(guān)于企業(yè)所得稅若干業(yè)務(wù)問題的公告》(河北省地方稅務(wù)局公告2014年第4號)規(guī)定，企業(yè)因業(yè)務(wù)需要，可以租用租車公司或個人的車輛，但必須簽訂6個月以上的租賃協(xié)議，租賃協(xié)議中規(guī)定的汽油費、修車費和過路過橋費等支出允許在稅前扣除。
《江蘇省地方稅務(wù)局關(guān)于發(fā)布<企業(yè)所得稅稅前扣除憑證管理辦法〉的公告》(蘇地稅規(guī)[2011] 13號)第二十四條規(guī)定，企業(yè)員工將私人車輛提供給企業(yè)使用，企業(yè)應(yīng)按照獨立交易原則支付租賃費，以發(fā)票作為稅前扣除憑證。應(yīng)由個人承擔(dān)的車輛購置稅、車輛保險費等不得在稅前扣除。
做法二:不能在稅前扣除
《青島市地方稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)<2009年度企業(yè)所得稅業(yè)務(wù)問題解答〉的通知》 (青地稅函[2010] 2號)規(guī)定， 企業(yè)在計算應(yīng)納稅所得額時扣除的成本、費用、稅金、損失和其他支出應(yīng)當(dāng)是企業(yè)本身發(fā)生的，而非企業(yè)投資者發(fā)生的，因此私車公用發(fā)生的諸如汽油費、過路過橋費等費用不得在計算應(yīng)納稅所得額時扣除。
總的來說:
根據(jù)《企業(yè)所得稅法》第八條規(guī)定，企業(yè)實際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的、合理的支出，包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應(yīng)納稅所得額時扣除。私車公用發(fā)生的費用，只要與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具有相關(guān)性、合理性、真實性、準確性，可以在企業(yè)所得稅前列支。但不能隨便扣除，涉稅風(fēng)險較大。
綜合來說，如果企業(yè)和個人有針對車輛使用簽訂租賃協(xié)議，并且協(xié)議中明確規(guī)定：企業(yè)承擔(dān)車輛產(chǎn)生的相關(guān)費用。那么，這些費用就可以認定為與取得收入有關(guān)的支出。如果這些費用都有正規(guī)的發(fā)票，就可以在企業(yè)所得稅稅前扣除。如果沒有簽訂協(xié)議，那就不行了。
最后，私車公用的三個提醒：
1、要簽訂協(xié)議：
公司與私車員工簽訂用車書面協(xié)議，約定明確車輛的使用情況及費用分攤方式。
2、要建立制度：
公司必須建立公務(wù)用車制度，做好車輛使用記錄，分清個人消費和企業(yè)費用，員工應(yīng)向公司提供汽車租賃發(fā)票。
3、要規(guī)范核算：
對于私車公用費用稅前扣除范圍，企業(yè)應(yīng)規(guī)范財務(wù)核算，相關(guān)費用不能相互混淆，不得將應(yīng)由員工個人承擔(dān)的費用改由公司承擔(dān)，并在稅前扣除。
信息來源：財務(wù)經(jīng)理人、會計研究所
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